长安大学文件材料立卷归档程序及案卷质量要求细则

发布时间:2017-12-06动态浏览次数:956

 

长安大学文件材料立卷归档程序及

案卷质量要求细则

(2017428日长大办〔201791号文颁布)

文件材料立卷归档工作是归档部门的一项重要任务,也是一项繁复的工作为便于立卷人员操作,提高案卷质量,根据教育部《高校档案工作规范》及《长安大学文件材料立卷归档办法》,特编写本程序及细则。

一、收集

  收集工作是立卷归档的第一步,就是按照本校立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整。

  (一)要求:应归档文件的种类、份数以及每份文件的正本、附件、底稿、文件签批单等,均齐全、完整、真实。

  (二)收集重点:本部门产生的文件材料,上、下级及平级其它部门针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。

二、分类

即在文件收集齐全完整的基础上,将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及保管期限、密级等特征逐项分开。

1.分年度:即将文件按其形成或内容针对的年度分开,不同年度的文件,一般不得放在一起立卷。对一些内容联系密切的文件按下列规定处理:

  (1)工作计划、总结、预决算、统计报表等放在针对年立卷;

  (2)跨年度的请示、批复放在批复年立卷;

  (3)几年的规划放在针对年的头一年,几年的工作总结放在针对年的最后一年;

  (4)跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;

  (5)跨年度学籍材料,放在一届学生的毕业年度立卷;

   (6)专案材料放结案年立卷。

2.分级别:将同年度的文件按其发文机关与本单位的关系,分成上级、下级,同级(校)。对以下与本单位有密切联系的文件,应同本级文件放在一起。

  (1)上级对本单位的批复;

  (2)上级通报本单位的文件;

  (3)上级普发性文件,其内容虽只有一项涉及本校,但属重要的,如:组织机构、干部任免、领导关系、专业设置、表彰奖励、批评处分等;

  (4)对某一问题、某一案件与上级机关或同级单位的来往文书。

3.分问题:将同年度同级别的文件再按其所反映的问题分开,问题要求分得准确、鲜明。

4.分期限:按本校《文件保管期限规定》将保管期限相同的文件放在一起。

三、组卷

1.组卷原则:

  (1)党群、行政、教学、外事类及其它各类档案中的综合管理文件材料,应以问题为主灵活运用文件的六个特征(即:问题、责任者、时间、地区、通信者、文种)来组卷;

  (2)产品、设备、科研、基建等专业性文件材料分别按课题、项目、部件、结构、阶段组卷。

2.组卷要求:

  (1)能以问题组卷的尽量以问题组卷,将同一问题的文件组合在一起,问题可大、可小,视文件的多少而定;

  (2)若一个问题的文件太少,可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多,也可以分开组成数卷;

  (3)同一问题的请示与批复、转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起,不得分开;

  (4)会议文件单独组卷,根据文件的多少,可一会数卷或数会一卷;

  (5)统计报表、名册、简报、出版物等一般以名称(文种)组卷;

6)组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切,年代不混,保管期限适宜。并能保持同上年度中分类组卷方法一致;

7)保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久、长期、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时,该案卷保管期限应从长;

8)密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时,应以高密级为本卷密级。

四、卷内文件排列

  经过分类组合成案卷后,卷内文件还要按一定的规律进行系统排列。

1.密不可分的文件,应依序排列在一起,一般批复在前,请示在后;正本在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后;重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;案件材料结论、决定性材料在前,依据性材料在后。

2.会议文件,按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

3.专题性、成套性的文件,按时间、阶段排列。

4.其它文件材料,应尽量将同一问题的文件排列在一起,然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

五、拟写案卷标题

  案卷组好后,立卷人要根据卷内文件内容,初步为案卷拟出标题。

1.案卷标题内容、结构:

  案卷标题内容包括:责任者、问题、时间、地区、通信者、名称等六个部分,一般只需标出责任者、问题、文种三部分,必要时才需标明其它部分,其常见的结构有以下三种:

  (1)责任者+问题+文种(最常用的一种)

  一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。

  例:西安市政府 关于住房改革的    决定

    责任者    问题      文种

  (2)责任者+时间+问题+文种

  一些有具体针对时间的文件组成的案卷标题多采用此形式。

例:长安大学  二零零零年度 劳动工资   报表

     责任者      时间      问题    文种

注意:时间是指文件内容针对的时间,不是文件产生的时间。文件内容若无具体针对时间,则不需要标出时间因素。

  (3)收发文机关+问题+文种

立档单位与某机关相互协商处理某一具体问题形成的来往文件(函件)多采用此标题形式。

  例:长安大学与陕西省招办关于招生问题的来往文书

        收发文机关         问题        文种

2.案卷标题要求:

   (1)文字简明、准确,能够确切地反映出卷内文件内容,字数最多不超过五十个;

  (2)语句通顺、流畅,符合语法规则;

  (3)结构完整,体式一致。

六、检查调整

  案卷初步组成后,要根据以下各项认真进行检查调整。

1.应归档的文件是否齐全;

2.已归档的每份文件是否完整,正本、附件、底稿、文件签批单等是否齐全,印章或签名等文件生效标识是否齐全、完整;

3.有无重复、无保存价值的文件、一般文件的草稿、未经签发、未生效的文件以及不必归档的文件混入;

4.年度是否分清,级别是否分准;

5.分类是否正确、问题是否集中、准确;

6.卷内文件排列是否有序;

7.保管期限是否一致

8.已归档的文件是否符合文件制作要求,有无铅笔、圆珠笔、水彩笔书写,用压感打印纸或针打打印机制作等现象;

9.每卷的厚度是否适度(不超过200页或30mm);

10.案卷标题是否符合要求。

  检查中若发现分类组卷有问题,要进行重新调整;发现文件收集不齐全,要继续收集;发现文件不符合制作要求,要退回文件制作人员要求其重新制作。

七、请档案馆业务指导人员检查、验收

  以上工作进行完毕后,还需请档案管理人员检查,档案管理人员检查合格后,方可进行下一步工作。

八、编目装订

  (一)编制页号:

1.成卷装订的案卷,应统一在有文字的每张材料正面的右上角,背面的左上角,距边 20mm 处,用打号机打上页号,每一卷从“1”开始编号;

2.一张纸上若贴有若干张小纸,每张小纸应分别编号;一张大纸若折叠成几张,仍按一张计算,没有文字的页面不编号;

3.页码要字迹端正、墨迹清晰、位置一致,不能忽高忽低,忽左忽右;

4.页码要不漏不重,若编错或漏页,不得乱涂,应在备考表上说明;

5.单份装订的案卷,应在卷内每份文件的右上方加盖档号章并逐件编制件号、页号;

6.声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。

  (二)填写卷内文件目录:

  卷内目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、文件日期、文件所在页号、备注组成,著录应按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)要求完成。

1.顺序号:按照卷内文件排列的先后,一份文件编一个顺序号,单独填写一栏;正文和附件可合编一个顺序号,文件标题分栏登记;

2.文号:填写文件制发机关的发文字号,《简报》等在此栏填写期号;

3.责任者:填写文件末尾的署名者(落款);

  注意:责任者有时与文件的作者是一致的,有时不一致,当两者不一致时,不要将文件的起草者(作者)当成责任者;有多个责任者时,将各个责任者以半角状态下英文的“;”隔开,每个责任者均要著录全称或规范化简称;

4.文件标题:一般照实抄录,不得随意更改和简化,没有标题或标题不能反映文件内容的,要自拟或重新拟写,不得只著录文种。重拟和自拟的标题,要外加 [ ] ,外文资料的题目及主要内容应翻译成中文;

5.文件日期:填写文件的制发日期,没有日期的要考证清楚后填写。文件日期应按下列方式编写:“年”用四位数字表示,“月”和“日”分别用两位数表示,如201731日填写为“20170301”。文件若无制发日期的要考证清楚后填写;

6.文件所在页号,填写每份文件的首页号,最后一份文件写起止页号;

7.会议记录要填写每次会议的时间和议题;

8.声像材料,应用文字标出摄像或录音的时间、地点、中心内容和责任者;

9.卷内目录字迹要清晰正规;

10.备注:是针对文件材料的特殊情况的说明性文字。如文件附有光盘、照片、二套备份文件、缺漏页、涉密或为复印件等特殊情况等均应填写备注项。

  (三)填写卷内备考表:

  备考表主要用以填写有关卷内文件材料的情况说明(包括文件的缺损,修改、补充、移出、页号的漏编或重编等)和立卷人、检查人、立卷时间,若无情况可说明,应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上以示负责。

  (四)填写案卷封面:

  案卷封面包括档号、立档单位、案卷题名、卷内页数,起止日期、保管期限等项。要用耐久性强的黑色书写材料逐项书写,要求字迹工整、清晰、美观大方。

  (五)装订案卷与装具:

1.案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物;

2.文件没留装订线的要贴补加边,破损的要用纸裱糊、修补,不得使用透明胶带、贴纸等;基建图纸等大幅面文件材料必须按照国家标准图纸折叠法逐件折叠后打码、加压条装订,不得散装、散放;

3.案卷目录放卷首,备考表置卷末,右、下取齐,用三孔一线法(孔距八公分)装订牢固。要求不散页、不压字;

4.案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式,并应符合下列规定:

1)卷盒的外表尺寸应为310mm×220mm,厚度可为2030mm40mm50mm

2)卷夹的外表尺寸应为310mm×220mm,厚度宜为20—30mm

3)卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

九、编制案卷移交目录

1.将本单位当年立成的案卷按永久— 长期— 短期的顺序进行系统排列;注意不要将内容上互相有联系的案卷分开;

2.给每个案卷编上文书处理号;

  文书处理号由立档单位代字+年度+顺序号组成:

  例如:校办2001年档案的文书处理号为

     校办 2001-1  2001-2......以此类推 

3.按照编好的文书处理号依次将案卷封面上的内容逐项登入目录,案卷移交目录一式三份,连同案卷一起向档案馆移交;

4.卷内目录、卷内备考表、案卷移交目录宜采用70g以上白色书写纸制作,幅面应统一采用A4幅面。

十、移交归档

  各单位立卷人员在规定的归档时间内,将归档档案与案卷移交目录向档案人员移交。

  档案接收人员接收档案时,应对照各单位的档案移交目录,逐卷认真检查验收。双方清点无误后,接收人要在每卷档案的备考表上检查人的位置、档案移交目录上接收人的位置签名,同时向档案移交人开具移交收据,连同移交目录1份交移交人保存备查。

十一、附则

本细则自印发之日起施行,原长大办字〔200190号文件印发的《长安大学文件材料立卷归档程序及案卷质量要求细则》同时废止。

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