长安大学文件材料立卷归档办法

发布时间:2017-12-06动态浏览次数:988

  

长安大学文件材料立卷归档办法

(2017428日长大办〔201791号文颁布)

为了使我校文件材料立卷归档工作科学化、规范化,确保各类档案的齐全、完整,提高案卷质量,根据国家、教育部有关规定及《长安大学档案管理办法》制定本办法。

一、立卷归档工作的管理

1.档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录,是各单位历史面貌的真实反映,是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各职能部门和个人,在职务活动中形成的各种载体的档案材料,都必须按照规定交档案馆集中管理,任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。

2.文件材料的形成、积累和归档,是档案齐全完整的基础,各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划;纳入各项管理制度;纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

3.进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。本校各处级单位均为立卷归档部门,各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作,并根据具体情况配备一至二名专(兼)职文书立卷人员,负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

4.凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时,有关业务部门必须通知档案部门参加,并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不得予以验收和上报成果,财务部门不得进行财务结算。

    二、文件材料归档范围和归档时间

  (一)归档范围

1.凡是能反映本校各部门各类工作活动,并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件(包括电子文件)、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质文字材料;其它各种载体(照片、录音、录像、磁盘、光盘)的记录材料、各类校级的奖状、奖牌、锦旗;各类有纪念意义的礼品;停止使用的印章等均属归档范围。

2.上述应归档的文件材料,按照其产生的部门及所记述的内容、载体性质,可分为十一个主类和三个辅类。

  十一个主类:

  (1)党群类:主要包括学校党委、工会、团委系统以及民主党派等组织在党群管理工作中形成的各种文件材料;

  (2)行政类:主要包括校办、人事、监察、审计、后勤等行政管理部门在行政管理工作中形成的各种文件材料。

3)教学类:主要包括本校各类教学管理部门、各学院、系、部,在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料;

4)学生类:主要包括本校培养的学历教育学生的入学登记表、毕业生登记表等;

  (5)科学研究类:主要包括本校科研管理部门、各类科学研究机构、各单位科研人员,在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文字、图表、数据、声像等文件材料;

  (6)基本建设类:主要包括本校基建部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目(包括新建、改建、扩建、维修、加固等)从酝酿、决策到建成使用工作中形成的各种文字、图表、图纸等材料;

  (7)仪器设备类:主要包括本校设备管理部门、设备使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;国有资产管理部门在资产管理过程中形成的固定资产的登记、验收、报废、调配、使用管理以及固定资产的申报文件、清册、报表等;物资设备、服务集中采购及招投标活动中形成的技术和商务文件材料等。

  (8)产品生产与科技开发类:主要包括本校校办企业管理部门、各校办企业和科技开发部门,在企业管理和产品生产、开发、销售等工作中形成的文件、图纸、图表、数据等文件材料;

  (9)出版类:主要包括本校正式编辑、出版的学报、报纸,各种专业杂志、书籍的样本及编辑出版工作中形成的管理文件;

  (10)外事类:主要包括本校外事管理部门、本校各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、科研、留学生工作及其它外事活动中形成的文件材料;

  (11)财会类:指学校财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算材料及财务管理材料。

  三个辅类:

  (1)声像类:指各部门在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片等磁性载体材料及各类机读材料;

  (2)实物类:指学校获得的奖状、奖牌、锦旗;各类有纪念意义的礼品;学校历年使用的校徽、纪念章、停止使用的印章等;

  3)人物类:指本校校级以上领导干部、二级教授以上人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料。

3.以上各类档案材料的具体归档内容详见“长安大学各类档案归档范围和保管期限表”。

  (二)归档时间

1.党群、行政、外事、出版类,按年度在次年六月底以前归档;

2.本科教学类、学生类于当年十二月底前归档;研究生学籍、学位分别于当年十二月底前或次年六月底前归档;

3.科研、产品类在项目完成后两个月内归档;基建类在项目完成后三个月内归档;

4.仪器设备类随机文件材料在开箱验收后二个月内归档,管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年六月底以前按年度归档;

5.财会类按年度立卷,在财务部门保存一年后归档;

6.声像、实物类随同其主类一同归档;

7.人物档案随时归档。

三、归档文件材料及案卷质量要求

  (一)归档文件材料的质量要求

1.归档的文件材料必须准确、真实;

2.归档的文件材料要符合文件制作要求,标题、落款、时间(年、月、日)印章、签发必须齐全完整;

3.归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹、声像清晰;

4.归档的文件材料应使用签字笔或碳素墨水、优质油墨书写或激光打印机制作,严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、压感复印纸等易褪色材料书写或针打打印机制作;归档文件材料所加盖的各类印章应墨色饱满,轮廓清晰可辨;

5.归档的文件材料纸张幅面应符合要求,一般文件材料应为A4幅面(210mm×297mm);其它材料必要时可用A3幅面(420mm×297mm);图纸应采用国家标准图幅;

6.归档的文件材料一般必须为原件,任何单位或个人不得私自留存原件或用复印件替代原件;确因故缺失原件的,在用副本或复印件替代原件的同时须附上文字说明材料;

7.图纸的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。所有竣工图均应加盖竣工图章。图章应使用不宜褪色的印泥。竣工图和图章的绘制应符合国家有关标准;

8.电子文件的内容必须与其纸质档案一致;

9.离线归档的电子档案载体,应采用一次性写入光盘,光盘不应有磨损、划伤;

10.储存移交电子档案的载体应经过检测,应无病毒、无数据读写故障,并应确保接收方能通过适当设备读出数据。

  (二)案卷质量要求

1.文件材料齐全完整,图样清晰、图表整洁,具备印章或签名等文件生效标识,签字盖章手续完备;

2.分类合理,并保持文件之间的历史联系;

3.案卷题名明确、卷内文件排列有序;

4.保管期限、密级划分恰当;

5.卷皮、目录、备考表书写清晰正规;

6.案卷装订,美观牢固。

案卷质量具体要求详见《长安大学文件材料归档程序及案卷质量要求细则》。

四、立卷归档部门与立卷分工

  (一)立卷归档部门

  本校实行文件形成部门立卷归档制度,全校所有处级建制的单位和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷归档部门。

  (二)立卷分工

1.学校的收文(包括:中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及同级单位的来文、来函)除了明确规定要清退党委、行政以外,一律由承办部门立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时,由业务主管部门或主办部门立卷;

2.以学校或校内部门名义的发文,由承办部门立卷;几个部门共同起草的文件由主办部门立卷;学校各部门互送的文件,由制成部门立卷;

3.各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动(校庆、运动会、普选等)所形成的文件材料,由主办单位立卷;

4.各支部、总支形成的文件材料、由组织部归口立卷;

5.各工会分会、各单位工会小组工作中形成的文件材料,由校工会归口立卷;

6.学生会、研究生会、以及学生社团组织形成的材料,分别由校团委、研究生院(研究生学生工作部)归口立卷;

7.本校形成的科研管理文件材料,由科技处、社科处等部门立卷归档。各单位形成的科研项目材料,由课题组整理后交科技处或社科处归口立卷;

8.仪器设备档案材料,由实管处和国资处归口立卷;

9.基建工程档案,由基建处或后勤处等部门归口立卷;

10.财务会计文件材料,由计财处等部门归口立卷;

11.外事工作文件材料,由国际合作处或国际教育学院归口立卷;

12.各类公司、产业、开发中心形成的文件材料,由资产经营公司归口立卷;

13.临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷,并与机构撤消前向档案馆移交;

14.各单位向学校党、政领导机构的请示及党、政对其的批复,由请示部门一并立卷;

15.我校与外单位合作开发的项目、合作办会形成的材料,若我校为主办单位,则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料;若我校为协办,则只需归档与承办任务有关的部分材料,但应注明其他材料的去向;

16.校领导、各学院、系、部、处领导或工作人员外出开会带回的会议材料中,综合性的交由校办、党办分别归档;专业性的,交所在单位文书人员归档。

五、预立卷制度与文书立卷人员职责

(一)各立卷部门都要建立健全预立卷制度,对处理完毕或领导批存的文件材料,由专(兼)职文书立卷人员负责集中统一保管。

  (二)公文承办人员,应在工作结束后半月内,将处理完毕的材料,收集齐全,加以整理,送交本单位文书立卷人员归档,对制作不合要求的文件材料,文书立卷人员有权退回,要求重新制作。

  (三)文书立卷人员职责:

1.了解本单位的工作任务,掌握立卷归档工作的规定和方法,按照要求主动地作好立卷归档工作;

2.认真执行预立卷制度,根据本单位工作范围和当年工作任务,编制预立卷使用的“案卷类目”,设立卷夹,对本部门处理完毕的文件材料,及时收集归卷,集中统一管理;

3.对因工作需要临时借用的文件材料,应积极提供利用,并在临时借用文件登记表上登记,归还时注销;

4.监督、检查本单位产生的文件材料的齐全、完整、准确和制作质量,对不符合要求的应督促承办人员更正;

5.负责文件材料的安全、保密工作,防止文件的丢失和泄密;

6.负责本单位应归档文件材料的收集、整理工作;

7.按照归档立卷要求,如期向档案馆移交归档。

六、附则

本办法自印发之日起施行,原长大办字〔200190号文件印发的《长安大学文件材料立卷归档办法》同时废止。


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