电子文件归档知识问答

一、 什么是电子文件?

  电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。

二、 什么是归档电子文件?

  归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

三、为什么电子文件与纸质文件必须一起归档?

  电子文件归档后,由档案馆经过排序、编号等一系列处理,那些密级属于公开的文件,就可以挂到网上,便于各部门直接在网上参考、查阅,大大方便了档案的有效利用。尤其是新校区建成后,远程查档将更加便捷。但是,由于我校目前还未进入真正意义上的办公自动化,对一些电子文件的修改、电子签章、凭证作用、法律效率等问题还没有确定相应的措施,因此,作为一种衔接,电子文件与纸质文件一起归档,将有利于向办公自动化系统的过渡。

四、 电子文件归档时,应掌握哪些原则?

  首先要有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。
其次,在归电子文件的同时如存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。

  最后,要明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。