漫谈兼职档案员称谓套用之弊端

  2004年4月,陕、赣、苏、晋、京、辽、蒙七省区高校档案工作研讨会在南京大学召开,笔者有幸莅临,会上档案界同行互相交流工作经验,都谈到他们如何建立了一支专(兼)职档案人员队伍,并由于他们的努力,使得本单位的档案工作大有起色等等。在一些单位也常听到这样称法,一些档案刊物、资料上,也常常看到有兼职档案人员的称谓。专职人员很明确,是指那些专职从事档案工作的人,而这里所说的兼职档案人员,明显地是指档案部门之外,工作在各部门负责收集、整理本部门的文件材料,并进行立卷归挡的文、秘书人员及有关工作人员。虽然文书工作与档案工作有着密切的联系,但两者不是一回事。称文书工作的同志为兼职档案人员,是不妥当的,甚至是有碍于档案工作开展的。
  不妥之一。把文书人员称为兼职档案人员,混淆了文书工作与档案工作的性质。大家都知道,文件材料的形成、积累、立卷归档是各项工作活动的一个组成部分。是各项工作全过程中的必要程序。而文件材料的形成积累、立卷归档工作,是由各部门人员来完成的,是他们本职工作的内容之一,承担此项工作的人员,一般都是各部门的文秘人员,或负责某项工作的有关人员。他们就是文书人员或兼职文书人员,而不应称之为兼职档案人员。因为档案人员的任务是负责接收各部门立卷归档后形成的档案,并进行必要的加工整理、分类、编目、妥善保管、编制检索工具和参考资料,提供利用,以及对档案材料进行统计、鉴定、销毁,并负责监督、检查、指导本单位各部门文件材料的形成、积累、归档等项工作。与文书工作的性质完全不同。诚然,二者的关系非常密切、缺一不可。基层部门形成、积累的文件材料是档案工作的物质基础,没有它,档案工作就无法开展。而各部门文书工作的好坏,取决于具体承担这一工作的文书人员努力程度。归档文件材料的质量,直接影响档案工作进展。两者互相依存、互相制约、五相促进。但是不能互相取代和混淆。可以这样认为:文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延续,各部的文件材料归档后,通过档案人员的加工整理,反过来又为各部门工作提供服务,以便更好地搞好各项工作。两者的性质范围很明确,如若给前者套上兼职档案员的名称,就混淆了其性质,容易产生问题。例如:在评定职称工作中,就有人提出来,兼职档案员也可以申请档案系列的职称,还有人在填写档案工作经历时,把文书工作都写成档案工作,这样,必然要引起一些本来不会产生的矛盾。
  不妥之二。给文书人员套上兼职档案人员的称谓,易使人产生错觉、混淆职责范围。因为“兼职”二字就是说,不属于本职工作,而是工作的需要兼而手之之意,这样必然会使一些文书人员觉得是在替档案人员工作,把自己的本职工作当成份外的事情。而档案人员却不得不包揽一些属于文书人员的工作。笔者曾经去过某大学,成立有档案馆,明确了各部门负责收集、整理文件材料的归档人员,部门中有专职文书的,就由文书人员来做这些工作,部门中没有专设文书人员的,就称他们是“兼职档案员”,实际他们干的是支书工作。结果,他们总觉得是兼职的,干好干坏关系不大,甚或采取应付、推诿的态度,致使文件材料不能及时归档或是归档的材料不符合要求,质量难以保证,也累及档案人员去做文书人员的工作。这样一来,档案工作总也改变不了上门催要、被动、难开展的局面,很难形成自觉的正常的工作程序。目前。这种状况在好多单位都存在,而且给文书人员套上“兼职档案员”的称谓仍在出现。尽管档案工作做得好坏的原因不仅仅在此,但事实已经证明兼职档案人员称谓的套用,已经引起了一些矛盾。在一定程度上影响了档案工作的开展,应该引起我们的重视。
  其实“兼职档案人员”这一称谓,本身并没有错,错就错在把它套在了文书人员的头上,这就产生了问题。一般讲。称谓反映物质的本质特性,如果不能反映,而且还会引起误解,这就证明这种称谓名不付实,就应该重新考虑它的价值和使用对象。笔者去车参观了上海复旦大学的档案工作,了解到该校从离退休的人员中反聘人员回来协助档案工作,我觉得称他们为“兼职档案员”的话,是较为合适的,因为他们直接为档案馆工作,工作内容是档案而非文书。至于有的单位或部门,在没有正式成立档案机构之前,或某项工作的特殊需要,指定专人兼任档案工作,还有档案馆下设的档案分室,档案人员不光搞档案工作还搞别的工作,这些同志就可算是名正言顺的兼职档案员了。在实际工作中之所以出现这种称谓的错误套用,原因不外两点:一是缺乏学习,概念不清,没有搞清二者的区别;二是刊物上和一些同志也那样提,大家也不加思索,就人云亦云,随便套在文书人员身上。岂不知起了相反的作用。
  综上所述,笔者认为有必要明确认识统一提法,不要随便套用“兼职档案人员”的称谓,否则,就会不利于档案工作的顺利开展。