长安大学档案馆

各院、部（系）：
   档案是历史的真实记录，归档制度也是党和国家相关法律明文规定的一项制度。重视档案归档工作与重视日常管理工作同等重要。档案安全是档案工作的重中之重，是教育事业持续、健康、协调发展的基础。确保档案(文件)安全是档案部门和档案工作者(包括兼职档案员)的重要职责，校档案馆和各单位要加强对档案安全的领导，特别是各单位分管档案工作的领导，一定要强化档案意识，实行安全领导负责制。要把维护档案(文件)安全(包括收集齐全、整理系统、实体安全和机密安全)当作事关学校教育改革、发展的大事来抓，牢固树立“安全第一、预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。
   根据学校关于《长安大学研究生二级管理规定》（长大研﹝2006﹞112号）文件精神，从2008年起研究生学籍（学位）档案归档工作由各学院直接向档案馆归档。
   本（专）科生、研究生学籍（学位）档案是每个学生学习的经历和学习结果的重要证明，其安全（包括收集齐全、整理系统、实体安全和机密安全)是每一个档案工作者(包括兼职档案员)的重要职责，为了确保应归档本（专）科生、研究生学籍档案的完整性、准确性和及时性，现将其归档的有关事项通知如下：

二、归档范围及保管期限
                       综合类
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序号　　　　　　        类　目　名　称　　　　　　　       保管期限
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1　   学院、部（系）有关党群、行政管理类综合性文件
        重要的　　　　　　　　　　　　　　　　                  永久
        其它的　　　　　　　　　　　　　　　                    定期
2　   学院、部（系）发展规划、年度工作计划、总结　　　　永久或定期
3　   学院、部（系）大事记、历史沿革、概况介绍、院史、
        年鉴资料等　                                                        永久
4　   学院、部（系）委员会的组成、分工、干部任免、表彰奖励等永久
5　   学院、部（系）重要会议记录、纪要、领导讲话、发言稿等   永久
6　学院、部（系）综合性制度、规定、条例、办法、报告
      重要的　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　永久
      一般的　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　定期
7　反映报导学院、部（系）综合情况的宣传材料、照片等       永久
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            本（专）科生学籍类（含成教生）
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序号　　　　　　        类　目　名　称　　　　　　　       保管期限
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1 　本校学生信息表（学籍卡）　　　　　　　　               永久
2    以专业和班级为单位的单人免冠照片（粘贴在8K纸上）       永久
3   本校学生成绩总表（成绩单）　　　　　　　　　　　　　　永久
4    毕业生合影照（分班照）                                          永久
5　　校级本科生优秀学位论文、毕业设计（含校外获奖）　　     定期
6    本科生学士学位申请表                                  定期
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                研究生学籍、学位类
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序号　　　　　　        类　目　名　称　　　　　　　       保管期限
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1   硕士研究生毕业答辩、授予学位申请书                      永久
2   本校研究生培养计划                                      永久
3   本校硕士生学籍、成绩登记单（需加盖研究生部培养科公章）永久
4   本校研究生英语六级证书或成绩报告单（复印件）            永久
5   本校研究生学位论文评语                                  永久
6   本校研究生业务鉴定                                      永久
7   本校硕士研究生学位论文评阅意见书                        永久
8   本校研究生论文答辩记录纸                                永久
9   本校研究生论文选题报告表                                永久
10 本校研究生复试表（通过者）                              永久
11 本校研究生学位（毕业）论文                              定期
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三、注意事项
    1、每学期开学初，请各学院（部）兼职档案员及时查看校档案馆网页（学校网首页“档案信息”），将本部门具体归档时间及时通知本单位专职文管员（指审核上报的兼职档案员）和兼职文管员（指本单位各科室通过兼职档案员直接或间接向档案馆整理、移交本科室各类档案（纸质档案、电子档案等）的人员）。并及时与档案馆分管归档指导人员联系，及时获取业务指导。要求专职文管员和兼职文管员平时做好预立卷工作，严格按照《立卷归档工作规程》（学校网首页“档案信息”—“立卷归档”）完成归档工作。
     综合类、本（专）科生学籍类（含成教生）归档指导：秦健玲，电话：82334077，电邮：qinjl@chd.edu.cn.
     研究生学位类归档指导：丁密，电话：82334077，电邮：dingmi@chd.edu.cn.
    2、本（专）科生学籍档案（含成教生）的归档范围参见上表。其中，《信息表》要求表内信息填写完整；《成绩单》用A4纸一页打印，左边留出装订线位置；以专业、班级为单位组卷，将本科生的一寸照片贴在由教务科统一印制的大表上，并放在该班的最前面；《学士学位申请表》以一个专业的几个班组卷，页数一般不超过200页；校级优秀毕业设计（论文）和答辩委员会等意见共同组成一卷，并将答辩委员会等材料放在上面，论文附后；毕业生合影照要求大小相同，班级分开或成册印制。
    3、综合类归档范围参见上表。要求兼职档案员平时做好预立卷工作，每年上半年分类组卷后经档案馆指导人员审核认可，并及时完成打页号、输入卷内目录表等相关工作。
    4．研究生学籍、学位档案的归档范围参见上表。具体要求如下：
    （1）组卷：将同专业的学位材料组在一起，页数一般不超过200页，约6人的材料组成一卷。如果专业的人数少，也可将人少的、不同专业的组卷在一起。
    （2）卷内个人材料排序为：①硕士生毕业答辩、授予学位申请书；②硕士生培养计划；③硕士生学籍、成绩登记单或卡片；④六级英语证书复印件或六级英语成绩报告单；⑤业务鉴定；⑥学位论文评语；⑦学位论文评阅意见书、答辩记录纸；⑧论文选题报告表；⑨本校研究生复试表。
    （3）案卷题名要写清毕业时间、毕业生姓名、所学专业。
    （4）组卷后按顺序打页号；做好卷内目录（注意按格式要求填全相关信息，日期要写到年月日，页数只写起始页，最后一个目录要写上迄止页数）；启掉所有的金属钉后装订。
    （5）学位论文单独立卷，不与学位材料组卷。收学生论文时要注意检查论文封面与扉页上的表格信息是否填写完整。
                                                                     二00八年五月二十二日