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关于公布2012年度立卷归档工作 考评结果的通知
发布于:2013-4-1 11:19:14
校属各单位:
学校档案工作是学校工作的重要组成部分,是办好学校的基础工作之一,也是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志和依据,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。
为了依法管理档案工作,依法保管利用档案,依法维护档案的安全。根据《长安大学归档单位工作职责及考核办法》(长大办〔2003〕34号)和《长安大学立卷归档工作考评标准》(长大办〔2004〕2号)文件要求,结合上、下半年各单位归档工作完成情况的通报结果,对2012年度立卷归档的50个部门归档工作进行了严格自评和考评,现将2012年度考评结果予以公布,希望各单位主管归档工作的领导,对照结果,认真分析总结,指导今后的归档工作。
依法归档和部门立卷归档制度是《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)明文规定的,自觉、保质保量归档是每个归档单位的义务。根据当年度的归档情况,下列问题应引起归档单位分管领导及兼职档案员的特别重视:
问题一:有些单位分管档案工作的领导重视不够,没有建立主管领导及兼职档案员负责制。不能有效的将档案归档工作纳入到有关部门的管理制度及有关人员职责范围,职责不明,责任不清,相互推诿现象时有发生;有些归档单位兼职档案员在聘任期内不固定,更换频繁,人员调换不向档案馆备案,不向接替人员按程序交接应归档的档案,致使业务不熟,甚至危及档案安全。
问题二:不能按归档时间完成归档工作。每年7月、12月在学校办公网、档案馆网页同步公布上、下半年的归档时间安排,有些单位在归档指导人员的再三督促下,一拖再拖,不但不按时完成,甚至不归档。
问题三:有些归档部门的兼职档案员(指本部门审核上报的专职文管员)与兼职文管员(指本部门各科室通过兼职档案员直接或间接向档案馆整理、移交本科室各类档案的人员)职责不明确,相互推诿,不能保证本部门应归档的档案的完整性。在归档过程中,有些兼职档案员不能按立卷归档工作规程完成归档工作。不注重平时档案原件的收集、整理与预立卷工作,档案意识不强,责任心不够,不能按立卷归档工作规程独立完成每项工作,临时抓差、找人代做现象严重,甚至把签名权都转借他人。
问题四:有些单位应归档材料不能保质保量。不能严格按应归档范围归档,应归档的文件材料制作不规范,缺项少页、字迹模糊、漏归现象时有发生。特别是学籍档案中,由于教务管理系统新老更替,致使毕业生的成绩单缺失课程现象较为普遍,成绩单打印格式不统一,等等。
对于存在上述问题的归档部门应立即整改,确保应归档档案的完整性、准确性和及时性。
附件:2012年度长安大学立卷归档工作考评结果(见“立卷归档”栏目立卷归档考评结果2012年度)
http://dag.chd.edu.cn/ljgd.htm