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关于院、部(系)毕业生照片档案收集与归档相关事项的通知
发布于:2014-6-13 15:21:00
各院、部(系):
档案是历史的真实记录,归档制度也是党和国家相关法律明文规定的一项制度。重视档案归档工作与重视日常管理工作同等重要。档案安全是档案工作的重中之重,是教育事业持续、健康、协调发展的基础。确保档案(文件)安全是档案部门和档案工作者(包括兼职档案员)的重要职责。毕业生照片档案是其组成部分之一。
根据学校最新精神,2014届毕业生的学位授予工作由各学院自行组织,其相关照片的归档工作也由各学院直接向档案馆归档。具体要求如下:
毕业生的照片档案包括学生入学时的单人2寸照片、学生毕业时证书用单人2寸照片、毕业合影照片、毕业学位授予合影照片。
1、学生入学时的单人2寸照片在新生报到时由各学院教务部门收集,按班级及学号统一贴在教务处发的专用A3纸上,随同学籍档案一同归档。该照片必须是学生入学报到时照片,不能用其他时期照片代替。归档时间为每年9月-12月。
2、学生毕业时证书用单人2寸照片由教务处统一采集并归档。归档时间为每年9月以前。
3、毕业合影照片、毕业学位授予合影照片由各学院收集并归档。要求按班级提供毕业合影照片、毕业学位授予合影照片纸质版和电子版各一套(有些学院还有专业合影照,学院合影照也可一并提供),其中班级纸质版以A4大小为限,电子版必须是大像素加字原照(大于1M)。归档时间为每年7月-12月。

校长办公室、档案馆
2014年6月13日