立卷归档通知
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关于通报2012年度上半年归档工作完成情况及 2012年度下半年归档工作安排的通知

发布日期:2017-08-26 浏览量:293

关于通报2012年度上半年归档工作完成情况及

2012年度下半年归档工作安排的通知

校属各单位:

随着档案在各方面凭证价值和参考价值的日益增大,及时归档已成为有效预防档案流失的重要手段之一。 根据20111231日《关于通报2011年度下半年归档工作完成情况及2011年度归档考评工作和2012年度上半年归档工作安排的通知》要求,上半年归档任务已基本完成,为了进一步增强归档意识,检查各归档单位自觉执行国家归档制度的程度,公平、公正地做好一年一度长安大学立卷归档考评工作,现将上半年各单位归档工作完成情况通报如下(见附件1)。同时公布2012年度下半年相关单位立卷归档时间安排(见附件2),希相关单位及时通知到相关人员,务必按时完成归档任务。

关于下半年院、部(系)教学类档案归档中下列几个问题应该重点关注:

1、根据200891日实施的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》,学生档案作为一个重要类目纳入归档范围。学校已决定从2009年起在原有归档范围的基础上增加“长安大学学生登记表”(当年未设置可顺延)、“高等学校毕业生登记表”,希望相关归档单位的兼职档案员做好收集和预立卷工作。

2、各学院毕业班合影照片收集和预立卷工作非常重要,由于我校毕业班合影照片没有实行学校统一组织拍照,所以毕业班合影照片缺失和大小不一现象非常严重,从2009年起,毕业班合影照片必须以班为单位整理归档,纸质照片与电子版照片同时归档,缺一不可。纸质照片以A4纸大小为限,以学院为单位洗印成册最好,电子版以原照大小刻盘归档。

3、本科生学籍档案(含成教生),研究生学籍、学位档案的归档范围及注意事项参见校办[2008]5号文及20101230日学校信息门户《关于院、部(系)研究生档案归档相关事项的通知》(见档案馆网页)。特别提醒:由于教务管理系统升级,本科生成绩表中课程缺失问题必须重视和解决,归档的成绩表(永久保存)必须是完整的。

附件:12012年度上半年各单位归档情况表

      22012年度下半年归档时间安排表


校长办公室

201279



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