关于通报2016年度上半年归档工作完成情况及下半年归档工作安排的通知

校属各单位：
       随着档案在各方面凭证价值和参考价值的日益增大，及时归档已成为有效预防档案流失的重要手段之一。  根据2015年12月31日《关于通报2015年度下半年归档工作完成情况及2015年度归档考评工作和2016年度上半年归档工作安排的通知》要求，上半年归档任务已基本完成，为了进一步增强归档意识，检查各归档单位自觉执行国家归档制度的程度，公平、公正地做好一年一度长安大学立卷归档考评工作，现将上半年各单位归档工作完成情况通报如下（见附件1）。同时公布2016年度下半年相关单位立卷归档时间安排（见附件2），希相关单位及时通知到相关人员，务必按时完成归档任务。

 关于下半年院、部（系）教学类档案归档中下列几个问题应该重点关注：

 1、根据2008年9月1日实施的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》，学生档案作为一个重要类目纳入归档范围。学校已决定从2009年起在原有归档范围的基础上增加“长安大学学生登记表”、“高等学校毕业生登记表”，希望相关归档单位的兼职档案员做好收集和预立卷工作。

 2、毕业合影照片、毕业学位授予合影照片由各学院收集并归档。要求按班级提供毕业合影照片、毕业学位授予合影照片纸质版和电子版各一套（有些学院还有专业合影照，学院合影照也可一并提供），其中班级纸质版以A4大小为限，电子版必须是大像素加字原照（大于1M）。归档时间为每年7月-12月。参见2014年6月13日学校信息门户《关于院、部（系）毕业生照片档案收集与归档相关事项的通知》（见档案馆网页）。

 3、本科生学籍档案（含成教生），研究生学籍、学位档案的归档范围及注意事项参见校办20085号文及2010年12月30日学校信息门户《关于院、部（系）研究生档案归档相关事项的通知》（见档案馆网页）。 

 附件：1、2016年度上半年各单位归档情况表
           2、2016年度下半年归档时间安排表

                                                                                                                                                                                                                                                            校长办公室
                                                                                                                                                                                                                                                            2016年8月25日