长安大学档案实体分类及保管号编制方案

(2017年4月28日长大办〔2017〕91号文颁布)

一、编制说明

1.为实现我校档案分类、编号、排架、检索等工作标准化、规范化，加强档案科学管理水平，特制定本分类和保管号编制方案。

2.本方案只针对长安大学成立之后新形成的档案。长安大学前身各校形成的档案，分别作为北京公路学院全宗（1号全宗）、西安公路交通大学全宗（2号全宗）、西安工程学院全宗（3号全宗）、西北建筑工程学院全宗（4号全宗）以原实体分类状况保存。长安大学档案，将作为长安大学全宗（5号全宗）保存。

3.分类方案依据《高校档案实体分类法》《高校档案工作规范》，按照本校档案产生的工作领域及档案内容的职能性质，将产生于同一活动领域、同一职能性质的档案归入相同的类别；保管号是为了固定档案实体在库房的排放的位置，其编制配合分类方案实施。

4.分类方案将本校档案分成10个主类和3个辅类。各大类均实行二级分类，个别类目根据需要划分到三级类。其中一级类目完全按《分类法》的规定设置，二级类目在不违反《分类法》大原则的情况下，结合本校实际情况而定。保管号编制按10个主类和3个辅类（或载体）每10年编制一个流水号。

5.分类方案由编制说明、主表、辅表3部分组成。主表是关于10个主类的划分与标识。辅表主要是对一些非纸质载体的档案，以及10大类无法包括的档案进行划分与标识。

6.档号的结构、模式和标识

档号: 由全宗号-年度号－分类号－案卷号组成

（1）全宗号：由阿拉伯数字组成，如1、2、3、4、5；

（2）年度号：由四位阿拉伯数字组成，如2001、2002；

（3）分类号：由一级类目标识符号、二、三级类目代号组成。一级类目标识，采用类目名称主词的拼音字母的第一个字母组成，如：“行政类”的标识为“XZ”；二、三级类目的标识采用阿拉伯数字的“双位制”，如: “综合”为“11”,其余依次累推为12、13....99，但10、20..等末尾带“0”的数字不用；

（4）案卷号按所标识的分类号中的最下位类顺序编码。

档号的模式为“全宗号＋年度号＋分类号＋案卷号”，对于标识到文件级的，还应在案卷后加件号，各项之间，用“－”相连。如：2001年教学档案综合类第21号卷档案可标识为：5-2001-JX11-21，出版物类中国公路学报的样书第5册可标识为：5-2001-CB12.13-5。

7.保管号的结构、模式和标识

保管号：由全宗号－类号（载体号）－分段号-流水号组成

（1）全宗号：由阿拉伯数字组成,如1、2、3、4、5；

（2）类号：一般由一级类目标识符号中的一个字母组成，如D、X、J....，以不重复为原则，若重复，可自定或选用两个字母，如基建类用G，辅类中声像类用SX等；

（3）分段号：每10年分段编制，由阿拉伯数字和小数点组成，如第一个10年为1.1，第二个10年为1.2，依此类推。个别类下档案数量较多时，可分类分段，如教学类下，综合第一个10年为1.1，第二个10年为1.2，依此类推；教材第一个10年为2.1，第二个10年为2.2，依此类推；研究生学位第一个10年为3.1，第二个10年为3.2，依此类推；学籍第一个10年为4.1，第二个10年为4.2，依此类推；研究生论文第一个10年为5.1，第二个10年为5.2，依此类推；

（4）流水号：由阿拉伯数字组成，如1、2、3、4、5...n；

（5）保管号的模式为“全宗号＋分类号（载体号）＋分段号＋流水号”。如党群类档案为5-D1.1-1...n, 声像（SX）类下的照片档案为5-SX1.1-1...n，光盘档案为5- SX2.1-1...n。

二、主表

1.一级类目的划分与标识

一级类目是本校档案实体分类的最高层位。10个主类和3个辅类一级类目的名称、标识、主要内容和保管号如下表：

序号	类目名称	标识符	主要内容	保管号
1	党群	DQ	主要包括学校党委、工会、团委系统以及民主党派等组织在党群管理工作中形成的各种文件材料。	5-D1.1-1...n(1-10年) 5-D1.2-1...n(10-20年)
2	行政	XZ	主要包括校办、人事、监察、审计、后勤等行政管理部门在行政管理工作中形成的各种文件材料。	5-X1.1-1...n(1-10年) 5-X1.2-1...n(10-20年)
3	教学	JX	主要包括本校各类教学管理部门、各学院、部，在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料。	5-J1.1-1...n（综合） 5-J2.1-1...n（教材） 5-J3.1-1...n（研究生学位） 5-J4.1-1...n（学籍） 5-J5.1-1...n（研究生论文）
4	科学研究	KY	主要包括本校科研管理部门、各类科学研究机构、各单位科研人员，在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文字、图表、数据、声像等文件材料。	5-K1.1-1...n(综合) (1-10年) 5-K2.1-2...n(项目) (1-10年) 5-K1.2-1...n(综合) (10-20年) 5-K2.2-2...n(项目) (10-20年)
5	产品生产与科技开发	CP	主要包括本校校办企业管理部门、各校办企业和科技开发部门，在企业管理和产品生产、开发、销售等工作中形成的文件、图纸、图表、数据等文件材料。	5-P1.1-1...n(1-10年) 5-P1.2-1...n(10-20年)
6	基本建设	JJ	主要包括本校基建等部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目（包括新建、改建、扩建、维修、加固等）从酝酿、决策到建成使用工作中形成的各种文字、图表、图纸等材料。	5-G1.1-1...n(综合) 5-G2.1-1...n(项目)
7	仪器设备	SB	主要包括本校设备管理部门、设备使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。国有资产管理部门在资产管理活动中形成的固定资产的登记、验收、报废、调配、使用管理以及固定资产的申报文件、清册、报表等；物资设备、服务集中采购及招投标活动中形成的技术和商务文件材料等。	5-S1.1-1...n(1-10年) 5-S1.2-1...n(10-20年)
8	出版	CB	主要包括本校正式编辑、出版的学报、报纸，各种专业杂志、书籍的样本及编辑出版工作中形成的管理文件。	5-B1.1-1...n(综合) 5-B2.1-1...n(出版物)
9	外事	WS	主要包括本校外事管理部门、本校各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、科研、留学生工作及其它外事活动中形成的文件材料。	5-W1.1-1...n(1-10年) 5-W1.2-1...n(10-20年)
10	财会	CK	主要包括学校财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算材料及财务管理材料。	5-C1.1-1...n(综合、会计报表) 5-C2.1-1...n(会计账簿) 5-C3.1-1...n(会计凭证) 5-C4.1-1...n(工资清册)
11	声像	SX	主要包括校属各部门在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、幻灯片、影视胶片、磁盘、光盘等磁性载体材料及各类机读材料。	5-SX1.1-1...n(照片) 5-SX2.1-1...n(光盘)
12	人物	RW	主要包括本校校级以上领导干部、二级教授以上人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料。	5-R-1...n
13	实物	SW	学校获得的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；学校历年使用的校徽、纪念章、停止使用的印章等。	5-SW1.1-1...n
14	资料	ZL	不具备档案保管价值但与学校各项工作有关的文件材料，如上级的普发文件、抄送件等各类文件；各类文件的草稿等。	5-Z1.1-1...n(1-10年) 5-Z1.2-1...n(10-20年)
15	全宗卷	QZ	本馆每年档案工作活动中形成的管理资料、借阅登记凭证、库房管理登记及移交目录、卷内目录、保管目录、编研成果等。	5-QZ-1...n

2．二级类目（部分三级类目）的划分与标识

DQ、党群

11 党务综合

各分党委、总支、直属支部综合材料入此

12 纪检

13 组织

　各类人事任免材料入此

各总支、直属支部组织发展材料入此

14 宣传教育

　学生思想政治工作材料入此

15 统战

　民主党派材料入此

16 工会

　工会各部门分会材料入此

妇女工作材料入此

17 团委

　学生社团材料入此

XZ、行政

11 综合

　教职工代表大会、学校评估、校史、校庆、法律材料等入此

12 人事

　师资培养材料入此

离退休干部材料入此

13 监察审计

14 武装保卫

　人防材料入此

15 后勤

校医院、计生办、爱卫会、居委会、

房改办材料入此

16 档案、图书

JX、教学

11 研究生教育

[11] 三级类目号，参考归档范围设置（从11开始依次顺延。如11、12 、13....）。如“JX11.11”为研究生教育综合性档案、“JX11.12”为研究生学位工作档案，“JX11.13”为研究生论文，等等。

12 全日制本、专科（含高等职业）教育

[11] 三级类目号，参考归档范围设置（从11开始依次顺延。如11、12 、13....）。如“JX12.11”为全日制本、专科教育综合性档案、“JX12.12”为全日制本、专科教材档案，“JX12.13”为全日制本、专科学籍档案，等等。

13 成人教育

14 三本教育

15 其他教育

KY、科学研究

11 综合

　科研经费管理、学术活动材料入此

12 单项科研项目

[11] 三级类目号（从11开始依次顺延。如11、12 、13....）。如“JX12.11”为项目综合性档案、包括多份项目合同，“JX12.12”为单项目档案（包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用全过程的所有档案），“JX12.13” 为另一单项目档案，以此类推。

CP、产品生产与科技开发

11 综合

12 生产或开发项目(按项目依次从12.12；12.13顺延)

JJ、基本建设

11 综合

12 教学楼

13 实验楼

14 附属工程

15 住宅

SB、仪器设备

11 综合

[12] 仪器设备、物资设备、服务集中采购及招投标项目(同科研12)

CB、出版

11 综合

12 出版物样本(依次从12.11；12.12顺延)

13 出版物原稿

WS、外事

11 综合

12 出国(境)

　　　国际合作与会议材料入WS14

13 来校: 国际合作会议材料入WS14

外国留学生材料入WS15

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

CK、财会

11 综合

12 会计报表

13 会计帐簿

14 会计凭证

15 工资清册

　　　奖金、助学金、贷学金材料入此

三、辅表

SX、声像

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 影视胶片

17 缩微胶片

18 磁盘

19 光盘

SW、实物

11 奖状

12 锦旗

13 印章

14 校徽、纪念徽章

15 礼品、纪念物品

RW、人物

1 综合

2 论文著作

3 科研

4 信函

5 证件、证章

6 声像

四、附则

本方案自印发之日起施行，原长大办字〔2001〕90号文件印发的《长安大学档案实体分类方案》同时废止。