长安大学档案借阅利用制度

(2017年4月28日长大办〔2017〕91号文颁布)

为了加强开发和利用档案信息资源，更好地服务于学校各项工作，同时确保档案实体与信息的完整与安全，根据国家有关保密法律法规及《长安大学档案管理办法》，制定本借阅制度。

　　一、凡本校教职工、学生，凭本人有效身份证件，在说明利用档案的目的、范围后，均可查阅利用本馆保存的属于公开范围的档案。

二、本校人员如需查阅利用保密档案（标有密级的档案以及各单位限制利用的档案）除持有身份证件外，还需办理相应审批手续。

1.借阅秘密和机密档案，由借阅人所在部门签署意见，档案馆负责人批准。

2.借阅绝密档案，由借阅人所在部门签署意见，党委案卷由党办主任批准；行政案卷由校办主任批准。需查阅的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

3.党委会议记录、校务会议记录，一般情况下，应由会议记录秘书查阅，其他部门需经会议记录形成部门许可及本部门领导签署意见后，方可查阅；特殊情况，应选派政治素质好的干部，并经主管秘书工作的书记或校长批准，限定查阅内容后，方可查阅。

4.各单位查阅本部门形成的不宜公开的档案材料（如部门会议记录、职工干部考核、处分等）经本部门领导同意并签署意见后可直接查阅；查阅其它部门形成的上述档案，除本部门领导签署意见外，还须经档案形成部门同意，档案馆负责人批准。

5.查阅科技类保密档案，须经科研处负责人批准，必要时经主管校长批准，查阅尚未公开的科研课题档案，须经课题负责人（研究生导师或课题研究者）同意，必要时报请校长审查批准。

6.查阅财会档案，经本单位领导签署意见，财务处同意，并由财务人员陪同查阅。

　　三、校外人员查阅利用本校档案，需持本单位正式介绍信，经档案馆负责人批准后，比照以上规定办理。

　　四、只限在批准查阅的范围内查阅档案，超出范围的内容，一律不得查阅。

　　五、查阅利用档案，一般在档案阅览室查阅，不得随意带出。如确因工作需要，可借出公开范围的档案，保密档案、珍贵档案一律不外借，只限在档案阅览室查阅。

六、借出的档案，用毕应及时归还，如需长期使用，应主动向档案馆申明理由，办理续借手续，续借时间不得超过五天；档案借出期间，严禁向除本单位人员以外的第三方直接提供档案原件，以防档案损毁和泄密；档案一般不得跨学期借阅，未使用完毕的需在本学期期末放假前归还，如仍需利用，则在次学期重新办理借出手续。

七、查阅借用档案的人员必须保守档案的秘密，保证档案的实体与信息安全。严禁出卖或者转借、转让、交换以及赠送所借出的档案；不得涂改、勾划、剪裁、拆散、抽取、调换、添加档案材料；不得擅自摘录、复制、拍照；不得转借他人；不得向无关人员透漏档案内容；不得造成档案损毁、丢失，严禁销毁所借出的档案；严禁携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境。违者将视问题性质和情节，根据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》严肃处理，直至追究法律责任。

　　八、确因工作需要摘录或复制档案, 需经档案馆负责人批准，由档案人员办理。对摘录和复制的档案内容，档案人员应认真核对，严格把关，检查无误后，方可盖章，并注明原件档号及复印经办人，以示负责。

九、借阅和归还档案时，应严格履行签字登记手续，档案人员与借阅者双方在借还时应仔细清点检查，核对无误后，方可登记或注销。

十、校内外纪检部门查信办案查阅相关档案不受本制度限制。

十一、本制度自印发之日起施行，原长大办字〔2001〕90号文件印发的《长安大学档案借阅利用制度》同时废止。