中国高等教育学会档案工作分会发通知征求《高等学校档案管理办法》修改意见

二ＯＯ七年三月十八日中国高等教育学会档案工作分会发出通知对《高等学校档案管理办法》征求修改意见。现将《高等学校档案管理办法》（修改稿）附后。


高等学校档案管理办法 

第一章 总则

第一条 为了保证高等学校档案事业顺利发展，加强高等学校档案管理，有效地保护和利用档案，维护学校历史真实面貌，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，遵照国家有关法律法规，结合高等学校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称高等学校档案，是指高等学校从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的多种不同形式的历史记录。

第三条 高等学校档案工作是学校的基础性工作，是检查和评估学校管理水平的重要指标。高等学校档案部门具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。

第四条 高等学校应把档案工作纳入学校发展规划，统一领导、集中管理，保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实，保证档案安全，维护国家秘密。 

第二章 档案机构及其职责

第五条 高等学校档案工作由教育行政部门或其他上级主管部门统一领导，接受有关部门的行业管理及档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第六条 高等学校校（院）长对本校的档案工作负有领导责任，可确定一名副校（院）长分管档案工作，其主要职责是：

（一）贯彻国家关于档案工作的法律、法规，审批学校有关档案工作的规章制度，提出指导意见。

（二）负责将档案工作纳入学校的发展规划，保障档案工作与学校的其他工作同步发展。做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

（三）负责督促档案部门全面履行档案行政管理和档案业务管理与服务两种职能，保证档案工作所需经费的落实。

（四）研究决定学校档案工作发展中的重大问题和奖惩事项。

（五）将档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划中同步发展，为实现档案管理信息化创造必要条件。

第七条 对于具备下列条件之一并且具有符合要求的档案库房和管理设备的高等学校应设置档案馆。

（一）建校历史悠久，一般在五十年以上；

（二）学校规模较大，全日制在校生人数在一万人以上；

（三）已集中保管的档案资料在三万卷（长度三百米）以上。

档案馆为处级建制，由分管档案工作的校（院）长直接领导。学校设立档案馆，应报上级主管部门和档案行政部门备案。

未设置档案馆的高等学校应设置综合档案室。综合档案室由校（院）长办公室领导。

第八条 高等学校档案部门的基本任务是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；制定本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查；

（二）统一管理本校各部门的档案工作，根据国家有关规定和标准确定本校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料；

（三）组织实施档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理；

（四）编制检索工具，编研档案史料和参考资料，多形式深层次开发档案信息资源；

（五）明确档案工作岗位职责，对全校专（兼）职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训，开展档案学术研究交流和宣传教育活动；

（六）完成上级部门和学校领导交办的其他任务。

第九条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受档案部门和业务主管部门双重领导。

高等学校附属单位的档案工作受高等学校档案部门和附属单位双重领导。其档案机构的设立和档案管理、移交等，由学校根据实际需要自行确定。

第十条 高等学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业或相关学科知识及现代化管理技能，具有大专以上学历。

第十一条 高等学校档案部门负责人由认真贯彻执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，有组织管理能力和开拓创新精神，具有中级以上职称，身体健康的人员担任。

第十二条 高等学校所属各单位必须有一名负责人分管该单位的档案工作，并视需要配备若干名专（兼）职档案人员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。专（兼）职档案人员队伍应当保持相对稳定。

第十三条 高等学校档案工作人员及以档案工作为主的兼职人员属于档案专业技术人员或行政管理人员，与学校教学、科研和行政人员同等待遇，实行专业技术职务聘任制或职员职级制。

第十四条 高等学校档案工作人员因长期接触有毒有害物质，应根据当地有关政策予以补贴。 

第三章 档案的管理

第十五条 高等学校应建立和完善归档制度，将档案工作纳入教学、科研和行政管理人员的职责范围内，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。

高等学校组织基建工程、科学技术研究、重要设备采购等项目验收、鉴定前，应由档案部门或业务主管部门对项目进行档案验收。未经档案验收或者验收不合格的，不得安排工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作和报（评）奖。

第十六条 高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。学校各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照本校档案部门制定的档案整理规则收集齐全并立卷，定期向档案部门移交。档案部门应指导各单位的立卷工作。

列入归档范围的档案，任何人不得拒绝归档或者据为己有。

第十七条 高等学校的档案由高等学校档案部门永久保存。在国家需要或列入国家档案馆接收范围时，应按要求提供所需档案的复制件或原件。

第十八条 高等学校分立或合并前档案的归属，应本着集中保管、方便利用的原则，由一校或合并后的高等学校档案部门统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。

第十九条 个人在非职务活动中形成的重要文件材料，高等学校档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。

第二十条 高等学校档案库房建设应符合《档案馆建设设计规范》，应充分考虑到学校发展规模和馆藏数量增加等因素合理安排库房建设。采用现代先进技术设备，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损或字迹褪色的档案，应及时修复或复制。建立健全档案库房的管理制度，消除安全隐患。

第二十一条 高等学校档案部门应做好档案的鉴定工作，对保管期限已满、失去保存价值的档案，经有关部门同意并登记造册报学校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 高等学校档案部门应认真执行档案统计年报制度，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。 

第四章 档案的利用和开放

第二十三条 高等学校档案部门应当按照国家规定，向学校和社会开放档案，并设立专门阅览室，提供必要的检索工具。

第二十四条 高等学校档案馆开放档案，应遵循以下规定：

（一）持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可以利用已经开放的档案。

（二）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门同意。

（三）外国组织或个人要求利用已开放的档案，应由有关主管部门介绍，并经档案部门同意。

（四）未经高等学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第二十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案部门负责人同意，其中涉密档案须经保密工作部门、档案形成单位或本人同意，必要时报请校领导审查批准。

第二十六条 寄存在高等学校档案部门的档案，归寄存者所有。档案部门如需要向社会提供利用，必须征得寄存者的同意。

第二十七条 高等学校档案部门提供利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案部门领导同意。加盖档案部门公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十八条 高等学校档案部门是学校出具档案证明的唯一合法部门，应按照当地有关规定向档案利用者收取费用。

组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第二十九条 高等学校档案部门保管的档案，由档案部门按照国家有关规定负责向社会开放。必要时应当征得档案形成部门或个人的同意，或者报请学校批准后开放。任何组织、个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。

第三十条 向社会开放档案，不得损害国家、集体或者其他公民的利益，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。 

第五章 奖励与处罚

第三十一条 有下列事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰与奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。 

第三十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第三十三条 有下列行为之一的，由高等学校档案部门责令限期改正，或者报请学校处理；情节严重的，由学校报请地方档案行政管理部门对直接责任人给予处罚：

（一）损毁、丢失档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（七）玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第六章 附则

第三十四条 本办法适用于各级各类高等学校，国家另有规定的除外。

第三十五条 各高等学校应根据本办法，结合本校实际情况制订实施细则。

第三十六条 本办法由教育部负责解释。

第三十七条 本办法自发布之日起施行。1989年国家教育委员会令第6号发布的《普通高等学校档案管理办法》同时废止。