长安大学档案管理办法

长安大学档案管理办法

(2017年4月28日长大办〔2017〕91号文颁布)

第一章 总则

第一条　为了加强学校档案工作，更好地为教学、科研和各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人社部、国家档案局令第30号）等有关档案工作法律、法规，落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），结合学校档案工作的实际情况，修订本办法。

第二条学校档案工作以邓小平理论、“三个代表”和“科学发展观”重要思想为指导，坚持把为学校教学、科研及各项工作服务作为档案工作的生命线；坚持把全面履行档案部门行政管理和档案保管利用两种职能作为完善档案工作管理体制的核心；坚持把服务机制创新作为激发档案工作活力的关键；坚持把全面加强学校档案资源建设作为学校档案事业可持续发展的基础；坚持把推进档案科教作为振兴学校档案事业的手段；坚持把依法管理档案作为发展学校档案事业的保障。

第三条  长安大学档案，是指长安大学（包括原西安公路交通大学、西安工程学院、西北建筑工程学院各个时期）在各项工作活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

第四条  学校档案工作实行统一领导，分级管理的原则，确保档案完整、准确、系统、安全和开发利用。

第五条  学校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作纳入整体发展规划。

第二章 档案管理体制及档案馆基本职责

第六条  学校档案工作接受教育部、陕西省教育厅及有关业务部门的领导，同时接受陕西省档案局的指导、监督和检查。

第七条  学校加强对档案工作的领导，确定一名校领导分管档案工作，为档案事业的不断发展提供保障。

第八条  学校成立档案工作委员会，具体负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。成员由主管校领导和有关单位的负责人组成，委员会设办公室，与档案馆合署办公。

第九条  学校设立档案馆。档案馆是学校档案工作的职能管理部门,也是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

第十条  校属各单位必须有一名党政负责人分管本单位的立卷归档工作，视情况配备若干名兼职档案人员，具体负责与承办本单位文件材料的日常管理和立卷归档工作。各单位的兼职档案人员在业务上接受学校档案馆的指导、监督和检查。

第十一条  学校档案工作委员会的基本任务

一、部署、组织党和国家关于档案工作法令、法规、方针、政策的贯彻，并对执行情况进行监督。

二、审议学校档案事业发展规划及重要制度、规范，并提交学校批准。

三、审议学校档案工作建设中的重大事项，并督促实施。

四、听取各单位对学校档案工作的意见，向学校领导等提出可行性建议，并督促委员会办公室提交校务会议讨论。

五、听取、审议学校档案馆的工作报告。

第十二条　档案馆基本职责

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；

二、制订学校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况；

　　三、负责接收(征集)、整理、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料，指导、检查、协助各部门做好立卷归档工作。

四、开展档案的开放、利用和服务工作；

五、负责档案信息资源开发工作，进行档案资料编研、出版档案史料，形成高质量的档案信息产品。

六、按学校的整体规划，逐步完成数字档案馆建设；

　　七、负责建立健全学校档案工作网络和对全校专（兼）职档案人员的业务培训；

八、开展档案宣传工作和利用者教育工作；

九、参加档案业务协作、学术研究和交流活动；

十、组织完成上级领导与上级档案部门交办的其它任务。

第三章　档案人员编制及条件保障

第十三条　学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数根据学校发展规模、每年档案递增的数量和库藏档案总量等实际需要确定。档案专职人员应配备政治可靠、工作认真负责并具有大学本科以上文化水平的干部。

第十四条　档案工作人员必须遵纪守法，认真执行党和国家的各项方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力做好本职工作，积极为学校各项工作服务。

第十五条　各立卷单位兼职档案人员应保持相对稳定，确因工作需要调离岗位时，须报档案馆核查备案并选好人员做好交接工作。

第十六条  学校档案工作人员属专业技术人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，与学校教学、科研和管理人员享受同等待遇。学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第十七条　档案工作经费。学校根据档案工作发展的需要，按年度列入学校预算经费，单独立项，专款专用。校属各单位保存本单位归档文件材料所需的装具，应在本单位经费中解决。

第十八条　学校应为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案工作发展需要或者不符合档案保管要求的馆库及时进行改扩建或者新建，并为库房配置必要的恒温、恒湿、消毒等设备，以满足档案管理和保护的需要。

第十九条 学校应为档案馆配置检索、复印、录音、照相、打印、扫描等设备，同时设立专项经费推进数字档案馆建设，为逐步实现档案管理现代化、信息化提供必要的物质基础。

第四章　文件材料的归档、移交和接收

第二十条　各类文件材料的形成、积累和归档是确保档案完整和系统的基础，因此，必须建立健全文件材料的立卷归档制度。

第二十一条　各单位分管立卷归档工作的负责人，要把文件材料的积累和归档工作纳入本单位的工作计划、规章制度以及教学、科研和管理人员的职责范围内。在布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作，做到每项重要的工作完成以后都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。凡具有保管和查考利用价值的纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式的文件均应予以归档。

第二十二条　全校各类人员在其职务活动中形成的、具有保存价值的各种文件材料，必须按照规定及时归档，任何单位和个人，不得据为己有或自行处理。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆应通过征集、代管等多种形式进行管理。

第二十三条　学校实行文件材料形成单位、课题组立卷归档制度，各类文件材料均由其形成单位按《长安大学文件材料立卷归档办法》进行整理、立卷，定期向档案馆移交归档。档案馆负责对各单位立卷归档工作的业务指导及档案的检查、验收。

第二十四条　档案馆根据各类档案的归档时间，及时接收各立卷单位移交的档案，并严格履行交接手续。

第二十五条　档案馆接收的档案，应符合学校有关案卷质量标准要求。

第五章 档案的管理

第二十六条　档案馆对保存的全部档案，要进行科学的分类、编目、排列上架、编制检索工具，并进行必要的数字化工作，逐步实行档案的现代化管理。分类方按《长安大学档案实体分类及保管号编制方案》执行。

第二十七条  档案的密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

第二十八条　档案馆要确保档案的安全。档案库房要有专人管理，并具有防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防强光、防高温、防有害气体等“八防”措施。对重要档案实行异地保管，对重要电子档案实行异地异质保管。

第二十九条　档案馆要努力研究档案保护技术，对已破损或字迹褪色的档案要及时进行修复或复制，最大限度地延长档案的寿命。

第三十条　档案馆应建立档案统计制度，对档案的收进、移出及保管利用情况进行登记、统计，按照上级规定，准确编制档案工作基本情况统计年报及时上报。

第三十一条　档案馆要定期对所保存的档案和资料的保管、保密情况进行检查，做好检查记录，发现问题应及时采取有效措施，并向有关领导报告。

第六章  档案的利用

第三十二条　学校保存的全部档案，主要供本校利用，校属各单位和全体教职工凭有效身份证件，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅和利用属于公开范围的档案。

第三十三条　外单位或个人，需要查阅本校档案时，应持单位正式介绍信，经档案馆领导同意方可查阅一般档案，如需查阅的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，则应经校长办公室主任和学校保密委员会办公室主任批准。

第三十四条　学校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。对传统载体进行数字化后的档案原件应妥善保管，一般不再提供利用，优先使用电子档案。

第三十五条　档案馆要积极开展档案的利用工作，编制多种检索工具和参考资料、制定档案借阅办法、设立阅览室，积极主动地为利用者提供方便。

第三十六条　属下列情况之一者，在提供档案利用时要严加控制。

一、涉及党和国家秘密的；

二、涉及专利或技术秘密的；

三、涉及个人隐私的；

四、档案形成单位规定限制利用的。

第三十七条　对于重要的、珍贵的以及属第三十六条控制利用的档案和资料，一律不外借，仅供在档案馆内查阅。

第七章 档案的鉴定和销毁

第三十八条　档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，确定的原则是：

　一、凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；

　二、凡是记述和反映本单位一般职能活动，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管；

　三、凡是在短时期内本单位需要查考利用的档案，列为短期保管。

第三十九条　档案馆要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作在主管校长领导下，由有关业务部门、校保密委员会、档案馆组成鉴定小组，其职责是：

　一、审核本校各类档案归档范围和保管期限表；

　二、确定本校各类档案鉴定的原则、标准和方法；

　三、调整库存档案的保管期限和密级；

　四、对超过保管期限的档案进行直接鉴定，并提出存、毁意见。

第四十条　过期的无保存价值的档案通过鉴定后应及时销毁。销毁档案，要由鉴定小组写出报告、编制清册、报主管校长批准后方可进行。销毁时要指定两人以上监销，严防失密，销毁清册永久保管。销毁后应报上级主管部门备案。

第四十一条　未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第八章 考核、奖励和处罚

第四十二条　学校对各单位档案工作进行定期检查、考核和评比，检查结果纳入各单位工作、部门领导及专（兼）职档案员的年度考核内容，纳入学校奖罚体系，对出色完成工作任务的单位和专兼职档案员给予表彰奖励；对没有完成归档任务或造成档案损失的单位和责任人视情节轻重，根据有关规定给予教育或处分。

第四十三条  各单位立卷归档工作、分管立卷归档工作负责人以及兼职档案人员的考核按《长安大学归档单位工作职责及考核办法》执行。

第四十四条　凡热爱档案工作，刻苦钻研业务并有下列表现之一的集体或个人学校将给予表彰和奖励。

　一、文件收集齐全完整，整理符合要求并按时向档案馆移交归档者；

　　二、向学校捐赠重要或珍贵档案者；

　　三、在档案的保护和现代化管理上做出显著成绩者；

　　四、在档案的收集、管理、提供利用等方面，成绩突出，为学校节约较多资金者；

　　五、对安全保护档案，防止和挽救事故有功，使档案免受重大损失者；

六、同破坏、盗窃、损毁档案的坏人、坏事进行英勇斗争，事迹突出者。

七、在档案学研究及学校史料编研中做出重要贡献者。

第四十五条　凡有下列行为之一者，学校将根据情节轻重，依照《中华人民共和国档案法》及监察部、人社部、国家档案局联合制定《档案管理违法违纪行为处分规定》，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除处分或经济制裁，触犯刑律的，依法移交司法部门处理。

一、违反国家规定出卖、转让、交换、赠送档案或损毁、销毁、盗窃、丢失档案者；

二、将职务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有，拒绝或者不按时向档案馆移交归档者；

三、擅自提供、抄录、复印、公布档案者；

四、涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料者；

五、向无关人员透露档案机密，从档案中向他人提供情报者；

六、由于领导对档案工作不重视，或工作人员玩忽职守，明知档案面临危险而不采取措施，造成档案损失者。

七、其他违反法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第九章 附则

第四十六条　本办法由校档案馆负责解释，并报教育部备案。

第四十七条　本办法自印发之日起施行，原长大办字〔2001〕90号文件印发的《长安大学档案管理办法》同时废止。