关于为校友办理学籍档案远程查印、邮寄服务说明

档案馆为外地或因故不能到馆办理查档事宜的毕业校友提供学籍档案远程查询、邮寄服务，毕业校友在远程查阅、复印档案前，请按照以下说明准备申请材料、发送邮件，具体流程如下：

一、明确查档需求

在联系档案馆之前，需明确查档需求。根据“谁提出谁负责”的原则，查档前向提出档案需求的部门询问具体缺失的档案名称，同时参考《长安大学档案馆（校史馆）服务指南》，明确所需档案的类型、内容以及查档程序。

 如全套学籍档案丢失，补办程序参考“学籍档案补办说明”。

二、准备申请材料

     1.如本人办理，需发送身份证正面照片，以及毕业证、学位证复印件（核实身份）。

     2.如他人代办，需出具档案代办委托书，委托书中说明所查内容、查档目的、委托人与被委托人姓名、联系方式、签名，并附上委托人、被委托人身份证复印件，委托人毕业证、学位证复印件。

     3.如公司核实校友学历，需出具公函，公函抬头为长安大学档案馆，公函内容包括事由、公司联系人姓名、固定电话，加盖公章，并附上被核实人的毕业证、学位证复印件。

三、发送邮件

1.邮件标题：姓名+查档；请将申请材料上传至邮箱，正文说明查档需求，写明邮寄地址、收件人、联系电话，为了保证顺丰及时投递，请务必按照以下格式填写准确：

收件人姓名，收件人电话，收件地址（具体到门牌号）

示例：张三，136XXXXXXXX，XX省XX市XXX区XXX街道XXXX小区XXX栋

填写完成后，将邮件发送至档案馆官方查档邮箱2254684072@qq.com；

       2.如果收到档案馆的自动回复，则发送成功，工作人员按照来件顺序办理，办理时间2-6个工作日，请勿重复发送邮件；

       3.提交申请后，请留意电话及邮件，如有问题档案馆工作人员会及时联系，档案办理完结后加盖公章并邮寄；

4.档案查询复印免费，快递费用自理，顺丰到付邮寄，请注意查收。